2 หัวหน้าระดับที่ 2 : “เก่งงาน”

 32 หัวหน้างานระดับที่ 2 : “เก่งงาน” หรือ “มีความรู้ ความสามารถ เชี่ยวชาญในเรื่องงานตามหน้าที่ตำแหน่งงาน”

“สามารถปฎิบัติหน้าที่ได้ตามตำแหน่งงาน (JD) เปลี่ยนแปลงพัฒนาตนเอง ได้รับการมอบหมาย”

ลูกค้ามีความคาดหวังในตัวสินค้าและบริการต้องมีคุณภาพและได้มาตรฐาน การตัดสินใจซื้อจะเกิดขึ้นเพราะรู้สึกว่าคุ้มค่าที่จะได้รับ ดังนั้นกระบวนการปฎิบัติงานหรือการผลิต จึงต้องมีการควบคุมโดยวิธีการปฎิบัติงานต่างๆ ให้มีมาตรฐาน เพื่อให้สินค้าและบริการมีคุณภาพและมีมาตรฐานให้ตรงกับความคาดหวังของลูกค้า หัวหน้างานจึงต้องมีความรู้และสามารถที่จะควบคุมทีมงานให้ปฎิบัติตามวิธีการปฎิบัติงานที่ได้กำหนดไว้ การคาดหวังของลูกค้าจึงได้รับการสนองตอบได้ดี ซึ่งหัวหน้างานต้องมีความรู้และความเข้าใจ เรื่อง Job Description และ Standard Operating Procedure เป็นอย่างดี

นอกจากความคาดหวังของลูกค้าแล้ว ยังมีความคาดหวังจากผู้บริหาร หัวหน้างาน ผู้ร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งมีการคาดหวังจากการทำงานร่วมกัน การประสานงานต่าง ๆ หากการคาดหวังนั้นได้รับการตอบสนองได้ดี ทุกคนก็จะมีความพอใจ ดังนั้นหัวหน้างานคนเก่งระดับที่ 2 ที่เก่งงาน ก็จะได้รับการคาดหวังในเรื่องเก่งงาน และ 10 ข้อที่คนเก่งงานต้องทำได้ ? ดังนี้

1. จุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุด คือ “ต้องเปลี่ยนวิธึคิด” “แค่เปลี่ยนวิธีคิด ชีวิตคุณก็จะเปลี่ยนไปทันที” คุณได้ก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานแล้ว คุณจะคิดเหมือนเดิมไม่ได้อีกแล้ว คุณต้องคิดใหม่ทำใหม่ ทำในสิ่งที่ถูกต้อง เหมาะสมกับสถานะการณ์ต่าง ๆ สิ่งที่คุณจะต้องคิดใหม่ คือ “ลูกค้าต้องการอะไร ?” คุณทราบอยู่แล้วว่าลูกค้ามี 2 ประเภท (ลูกค้าภายในองค์กรและลูกค้าภายนอกองค์กร) และลูกค้าแต่ละประเภทต้องการอะไร ? คาดหวังอะไร ? คุณสามารถตอบสนองความต้องการและการคาดหวังนั้นได้หรือไม่ ? คุณต้องมุ่งแนวคิดไปในด้านลูกค้าเป็นอันดับแรก เพื่อหาความต้องการและการคาดหวังของลูกค้าให้เจอ จำไว้อย่างหนึ่ง ผู้ร่วมงานของคุณอาจไม่ได้คิดว่า ลูกค้าต้องการหรือคาดหวังอะไร ? เพราะคุณยังไม่ได้บอกให้เขาทราบ ? ดังนั้นผู้ร่วมงานของคุณอาจจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังของลูกค้าได้เหมาะสม ลูกค้ารู้สึกผิดหวัง นั้นเป็นความผิดของคุณที่คุณไม่ได้บอกหรืออธิบายให้ผู้ร่วมงานของคุณทราบก่อน

2. ถ้าคุณสามารถตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังของลูกค้า ทั้งภายในและภายนอกได้ครบถ้วน สิ่งที่เกิดขึ้นก็แค่ คุณทำงานได้มาตรฐาน เท่านั้นเอง ดังนั้นมาตรฐานของงาน คือ การตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังของลูกค้า ผู้ร่วมงาน ลูกน้อง และหัวหน้างานที่มีต่อสินค้าและบริการนั้นเอง แต่ถ้าคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังได้ คุณก็แค่ทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานเท่านั้นเอง ในกรณีที่คุณสามารถทำได้มากกว่าความต้องการหรือการคาดหวังได้ คุณก็คือผู้ที่ทำได้สูงกว่ามาตรฐานนั้นเอง

3. เมื่อคุณสามารถตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังได้ ย่อมก่อให้เกิดการการตัดสินใจซื้อหรือใช้บริการเพราะลูกค้ารู้สึกถึงความคุ้มค่าในการซื้อหรือใช้บริการ การสร้างความรู้สึกที่คุ้มค่าก็เพียงแต่การสร้างหรือควบคุมมาตรฐานในตัวสินค้าและบริการให้ตอบสนองความต้องการหรือการคาดหวังของลูกค้านั้นเอง

4. ลูกค้าภายใน ก็คือพนักงานภายในองค์กร แผนก/ฝ่ายต่าง ๆ ที่มีการขอใช้บริการซึ่งกันและกัน แผนกต่อแผนก ฝ่ายต่อฝ่าย ลูกค้าภายนอก ก็คือลูกค้าที่มาซื้อสินค้าหรือซื้อบริการ ลูกค้าทุกคน ทุกแผนก/ฝ่าย ต่างต้องการและคาดหวังในสินค้าหรือบริการต้องมีมาตรฐานและได้รับการบริการที่ดีเยี่ยมทุกคนเช่นกัน

5. ระดับและสัดส่วนทักษะความสามารถของหัวหน้างานในแต่ละระดับ ซึ่งคุณต้องตรวจสอบตัวของคุณเองว่าคุณอยู่ในระดับไหน ? มีความสามารถแบบไหน ? เพื่อหาจุดที่จะต้องรีบพัฒนาความสามารถ ดังนี้ : 1. เน้นผลงาน 2.เน้นความสัมพันธ์กับผู้ร่วมงาน 3. เน้นการวางแผนพัฒนา 4. เน้นการใช้อำนาจ 5.ผสมผสาน จัดสรรให้ถูกนะครับ

6. หัวหน้างานทุกตำแหน่งงานในแต่ละระดับ ย่อมต้องมี JD (Job Description) หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน หรือ คำบรรยายลักษณะงานที่รับผิดชอบ ตามตำแหน่งงาน ซึ่งคุณต้องศึกษาทบทวนให้เข้าใจถึง วัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานในหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ คุณสมบัติ ความสามารถของตำแหน่งงาน และงานที่ได้รับมอบหมายที่ต้องปฎิบัติได้ครบถ้วนทุกข้อตามที่ระบุไว้ คุณต้องให้ความสำคัญกับ JD : Job Description เป็นอย่างมากที่สุด ? เพราะเอกสารเหล่านี้ได้ถูกจัดทำขึ้นเพื่อกำหนดมาตรฐานการปฎิบัติงานในแต่ละตำแหน่งงานและแต่ละระดับ และเอกสารเหล่านี้จะระบุถึงสิ่งที่ต้องปฎิบัติ ป้องกันและต้องควบคุมไว้อย่างชัดเจน วัตถุประสงค์เพื่อให้ได้ผลงานมีมาตรฐาน

7. งานที่ได้รับมอบหมายใน JD : Job Descripiton หรือ อาจจะเรียกได้ว่า 8 ชั่วโมงทำงาน ที่จะต้องมีการปฎิบัติจริงๆ ทุกวัน ทุกชั่วโมงเป็นประจำและที่สำคัญ ซึ่ง 8 ชั่วโมงทำงานนี้อาจจะเขียนขี้นมาเองก็ได้ด้วยยึดหลักว่า “ทำอะไรก็เขียนแบบนั้นออกมา” ต้องปฎิบัติให้ได้มาตรฐาน ทุกๆขั้นตอนของการปฎิบัติงานนี้ จะอ้างอิงเอกสารคู่มือหรือมาตรฐานปฎิบัติงาน S.O.P (Standard Operating Procedure) ไว้อย่างชัดเจน เพื่อควบคุมการปฎิบัติให้ได้มาตรฐานป้องกันการผิดพลาดและเพื่อให้สินค้าและบริการมีคุณภาพและมาตรฐานตามที่ลูกค้าได้คาดหวังไว้ ซึ่งหัวหน้างานทุกระดับต้องมีความแม่นยำและเข้มงวดในการปฎิบัติงานตามในคู่มือนี้

8. วิสัยทัศน์ ภารกิจ เป้าหมายขององค์กร เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดที่ต้องทราบและทำความเข้าใจนโยบาย ข้อกำหนดทิศทางเดินขององค์กร ของแผนก/ฝ่าย เพื่อนำมาเป็นแนวทางประกอบในการวางแผนงานประจำวัน สัปดาห์ เดือน ปี ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร และเพื่อประกอบการตัดสินใจแก้ปัญหาในการปฎิบัติงานประจำวันได้อย่างเหมาะสม พร้อมทั้งถ่ายทอดหรือแจ้งให้กับผู้ร่วมงานในทีมงานให้รับทราบอย่างทั่วถึงกัน

9. โครงสร้างองค์กร (Organization Chart) หรือ โครงสร้างตำแหน่งงาน เป็นสิ่งที่คุณจะต้องมีความรู้และเข้าใจถึงความสำคัญของแต่ละตำแหน่งงาน แต่ละตำแหน่งงานมีหน้าที่รับผิดชอบให้ด้านไหนบ้าง ? เพื่อให้สามารถประสานงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสม ตลอดจนทราบถึงวิธีการติดต่อสื่อสารทั้งทางตรง ทางอ้อม จากล่างชึ้นสู่ข้างบน จากบนลงล่าง ทั้งแนวราบและแนวดิ่ง เพื่อให้การปฎิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ติดขัด ไม่มีอุปสรรคใดใด และจากโครงสร้างตำแหน่งงานนี้จะทำให้สามารถมองเห็นเส้นทางเดินในสายอาชีพได้อย่างชัดเจน สามารถชี้แจ้งให้ผู้ร่วมงานและทีมงานมองเห็นเส้นทางสายอาชีพของทุกคนในอนาคตได้

10. เส้นทางเดินของเอกสารและความสำคัญของเอกสารทุกชนิดที่เกี่ยวกับงาน เอกสารหรือแบบฟอร์มต่างๆ ถูกกำหนดขึ้นเพื่อใช้ประกอบการปฎิบัติงานในแต่ละขั้นตอน ดังนั้นในแต่ละขั้นตอนต้องเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของเอกสารแต่ละชนิด ระดับความสำคัญของเอกสารแต่ละประเภท วิธีการใช้เอกสารแต่ละชนิด ตลอดจนกระบวนการและขั้นตอนต่าง ๆ รวมทั้งการเน้นวิธีการควบคุมเอกสารเพื่อป้องกันการผิดพลาดต่าง ๆ

หัวหน้างานระดับที่ 2 ที่เก่งงาน จะสามารถปฎิบัติใน 10 หัวข้อได้อย่างเชี่ยวชาญและชำนาญตามตำแหน่งหน้าที่งาน ที่ได้จัดทำไว้ หัวหน้างานที่ผ่านระดับที่ 1 เก่งพัฒนา ก็จะก้าวขี้นมาระดับที่ 2 เก่งงานได้ไม่ยากนัก เพื่อที่จะก้าวไประดับที่ 3 ต่อไป

ช่วยกด Like กด Share ด้วยนะ ขอบคุณมากครับ

2คุณ และJakchai-samui Wimaz