34. หัวหน้างานระดับที่ 4 “เก่งคิด” หรือ “วางแผนงานได้ดี”
“คิดวางแผนปฎิบัติงานสร้างผลงานร่วมกับทีมงาน อย่างสม่ำเสมอ”
สามารถวางแผนการใช้ทรัพยากรในการปฎิบัติงาน มีกระบวนการปฎิบัติโดยมีการควบคุมกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ดี 10 เคล็ดลับสำคัญเพื่อ “เป็นนักวางแผน” ดังนี้
1. ต้องเป็นนักวิเคราะห์ หมายถึง สามารถที่จะแยกแยะขบวนการทางความคิด วัตถุหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อที่จะพิจารณาออกมาเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อศึกษาถึงความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันอย่างไร ? และทำความเข้าใจองค์ประกอบนั้นของแต่ละส่วน ซึ่งจะช่วยให้เกิดความเข้าใจต่อสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างแท้จริง นำผลการวิเคราะห์มาประมวลผลใหม่ได้ดี การวิเคราะห์ถือเป็นทักษะที่ฝึกได้
2. วิเคราะห์สถานการณ์ทั่วไปได้ (Situation Analysis) ซึ่งเรียกว่า S.W.O.T Analysis หรือ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกขององค์กรหรือหน่วยงานได้ดี คือ
2.1 สถานการณ์ภายในองค์กรหรือในหน่วยงาน (Internal Analysis : SW) (สามารถควบคุมได้)
2.2 สถานการณ์ภายนอกองค์กรหรือนอกหน่วยงาน (External Analysis : OT) (ควบคุมไม่ได้)
3. กำหนดวัตถุประสงค์ (Objectives) และ เป้าหมาย (Targets) ได้ วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ดีต้องทำให้เกิด SMART และเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับแผนงานขององค์กร SMART ย่อมาจาก
S = Specific (กำหนดให้เป็นแบบเฉพาะเจาะจง ให้ชัดเจนว่าต้องการทำอะไร ? ทำแค่ไหน ?)
M = Measurable (สามารถวัดค่าได้เป็นตัวเลข ต้องการเป้าหมายเท่าไร ?)
A = Achievable (มีความเป็นไปได้ที่ความสามารถที่มีอยู่สามารถทำให้สำเร็จได้)
R = Realistic (มีความเป็นจริง ไม่ใช่การเพ้อฝัน หรือ ฝันเฟื่องเกินกำลัง)
T = Timeline (มีการกำหนดเวลาไว้อย่างชัดเจน อะไรทำเมื่อไร ? เริ่มเมื่อไร ? เสร็จเมื่อไร ?)
4. การกำหนดแผนกลยุทธ (Strategy) การสร้างกลยุทธต้องยึดวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นหลักเสมอ ต้องให้ความสำคัญกับการกำหนดแผนกลยุทธเป็นหลัก ต้องเลือกหรือกำหนดกลยุทธให้ชัดเจน สามารถแบ่งออกเป็น 3 ระดับความคิดทางกลยุทธ์ดังนี้
4.1 ระดับที่ 1 : การกำหนดกลยุทธ์ระดับองค์กร (Corporate Strategy Level) วางแผนโดยผู้บริหารระดับสูง กำหนดทิศทางขององค์กรต้องการจะไปทางไหน ? ไปถึงจุดไหน ?
4.2 ระดับที่ 2 : การกำหนดกลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Strategy Level) เป็นการวางแผนเพื่อหาข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจเป็นหลักสำคัญ เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนาหาวิธีที่ดีที่สุดในการแข่งขัน จะเน้นไปที่วิธีการแข่งขัน (Competitive)หรือเน้นความร่วมมือ (Cooperative) กับสินค้าและบริการของคู่แข่ง
4.3 ระดับที่ 3 : การวางแผนกลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Functional Strategy Level) เป็นการวางแผนของหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร โดยการมุ่งเน้นการใช้ทรัพยากรและวิธีปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลสูงสุด เป็นการสร้างมูลค่า และ คุณค่าให้กับลูกค้าทั้งภายในและภายนอก ให้บรรลุเป้าหมายตามกลยุทธ์ระดับธุรกิจ
กลยุทธ์ 3 ระดับนี้ หัวหน้างานระดับที่ 4 ต้องถ่ายทอดให้หัวหน้างานและทีมงานทุกระดับ เพื่อพัฒนาความสามารถและทักษะ การคิดวางแผนและการตัดสินใจในการควบคุมการปฏิบัติงานให้สนับสนุนสอดคล้องไปกับแผนกลยุทธ์ และแผนการดำเนินการ (Action Plan) ให้บรรลุผลสำเร็จ
5. การจัดทำแผนการดำเนินการ (Action Plan) เป็นการกำหนดวิธีในการปฏิบัติ (Tactics) มีองค์ประกอบดังนี้
5.1 งานที่ต้องทำและรายละเอียดของงาน (Tasks & Description) โดยจัดแยกออกมาเป็นกลุ่ม ๆ เพื่อจัดเตรียมทรัพยากรต่าง ๆ อุปกรณ์ เครื่องไม้ เครื่องมือ วัตถุดิบ กำลังคนและงบประมาณ ฯลฯ ได้
5.2 เวลาในการปฎิบัติงานแต่ละงาน (Timeline) สามารถกำหนดได้เป็น นาที(Minute) ชั่วโมง(Hour) วัน(Day) สัปดาห์(Week) เดือน(Month) ปี(Year) ขึ้นอยู่กับงานที่ทำจะกำหนดออกมาเป็นอะไร แต่มักจะทำออกมาในรูปแบบของตาราง (Table) เพื่อให้เห็นงานที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละระยะเวลาได้อย่างชัดเจน
5.3 งบประมาณที่จะต้องใช้ในการดำเนินงาน (Budget) ซึ่งจะสามารถกำหนดได้ดังนี้
5.3.1 กำหนดจากงานที่ได้ลงมือปฏิบัติจริง
5.3.2 กำหนดจากราคาขายและต้นทุนที่ใช้ไป
5.3.3 กำหนดตามงบประมาณที่ได้รับมอบหมายมา
5.3.4 กำหนดตามที่เคยปฎิบัติผ่านมา
5.4 ผู้รับผิดชอบในแต่ละงานที่ต้องทำ (Responded By)
5.4.1 กำหนดชื่อผู้ปฎิบัติและผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติแต่ละขั้นตอน
5.4.2 รายละเอียดในวิธีปฎิบัติในงานแต่ละขั้นตอน (8 ชั่วโมงการทำงานใน JD และ SOP)
6. การควบคุมการปฏิบัติงาน (Controlling) กำหนดวิธีการควบคุมในระหว่างที่มีการปฎิบัติงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ โดยมีเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละงาน (Timeline) เป็นแนวทางควบคุม ในขั้นตอนนี้จะไปสัมพันธ์กับการเขียน 8 ชม ทำงานของการเขียนเอกสารใบกำหนดหน้าที่งาน(JD) ในส่วนที่ 5 การมอบหมายงานให้รับผิดชอบเพื่อใช้ควบคุมและตรวจสอบในการทำงาน เช่น ระบบรายงานประจำวัน (Daily Report) เป็นต้น
6.1 จัดระบบรายงานประจำรอบและการตรวจสอบ (Report and Check)
6.2 จัดระบบรายงานประจำวัน/สัปดาห์/เดือน/ปีและการตรวจสอบ Daily/Weekly/Monthly/Yearly Report)
6.3 กำหนดให้รับผิดชอบงานตามเอกสารกำหนดหน้าที่งานตามตำแหน่งงาน (Job Description)
6.4 กำหนดให้ปฎิบัติงานตาม เอกสารคู่มือการปฎิบัติงาน (Standard Operating Procedure)
6.5 ระบบประชุมติดตามความก้าวหน้าของงาน (Meeting)
7. การประเมินผลงาน (Evaluation) เป็นการประเมินผลงานตามสถานการณ์ ตามเวลาที่กำหนดไว้ งานได้มีการปฎิบัติตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้ เรียบร้อยแล้วหรือไม่ ? เช่น ใบตรวจเช็คประจำวัน ประจำสัปดาห์ เป็นต้น
7.1 ระบบการตรวจสอบด้วยใบตรวจเช็คประจำรอบและวิธีตรวจเช็ค (Check list)
7.2 ระบบตรวจสอบด้วยใบตรวจเช็คประจำวัo/สัปดาห์/เดือน/ปี และวิธีตรวจเช็ค (Daily, Weekly, Monthly, Yearly Check list)
7.3 ระบบประชุมประเมินผลงานเป็นระยะ (Meeting)
8. ต้องลงมือปฎิบัติตามแผนงานที่กำหนดไว้ (Implementation) งานที่ไม่สำเร็จส่วนมาก เกิดจากการที่ไม่ได้ปฎิบัติตามแผนงานที่วางไว้ ส่วนประกอบในการปฎิบัติ (Implementation) 3 ส่วน คือ
8.1 การลงมือปฎิบัติ (Do) มีความพร้อมและเตรียมการที่ดี ก็สามารถลงมือปฏิบัติตามแผนได้เลย
8.2 การตรวจสอบ (Check) เป็นการตรวจสอบตาม แผนการควบคุมการปฎิบัติงาน (Controlling) และ การประเมินผลงาน (Evaluation) โดยมีการติดตาม (Follow up) ตรวจสอบ (Check) และประเมินผลตามหลักเกณฑ์การวัดผล (Measuring Criteria) ที่กำหนดไว้ และจัดทำเป็นรายงาน (Report)
8.3 การแก้ไขและปรับปรุงปัญหา (Action) เมื่อได้ตรวจสอบเจอปัญหาที่ต้องแก้ไขในระหว่างที่ดำเนินการตามแผนงานจากรายงานที่ได้รับ ต้องรีบตัดสินใจ แก้ไข ปรับปรุง ตามสถานะการณ์
9. เป็นนักตัดสินใจในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะการผิดพลาดของการตัดสินใจ มักก่อให้เกิดผลเสียหายเป็นอันมาก ระดับหรืออำนาจที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจก็เป็นเรื่องที่ต้องนำมาพิจารณาด้วย แนวทางในการตัดสินใจแก้ปัญหา ต้องเรียงลำดับความสำคัญดังนี้
9.1 ปัญหาที่รอได้ เป็นปัญหาที่ยังไม่ต้องตัดสินใจในตอนนี้ก็ได้ไม่มีผลเสียหายอะไร ? รอได้
9.2 ปัญหาที่รอไม่ได้ แต่ก็ยังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจเดียวนี้ ใช้เวลาหาสาเหตุและค่อยๆแก้ไขได้ รอได้นิดหน่อย
9.3 ปัญหาเร่งด่วน ต้องตัดสินใจเดียวนี้ รอไม่ได้เกิดความเสียหายแน่นอน ตัองตัดสินใจเดียวนี้
10. การจัดทำแผนงานทั้งหมดนี้ ไม่ควรจัดทำคนเดียว ควรเรียกผู้ร่วมงานและทีมงานทั้งหมดมาช่วยกันระดมสมอง ช่วยกันคิด ช่วยกันจัดทำแผนงานร่วมกัน สิ่งสำคัญที่สุดอันดับแรกต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายร่วมกัน เพื่อจัดทำแผนงานในการปฎิบัติร่วมกันให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายร่วมกัน
เมื่อได้ก้าวมาถึง”หัวหน้างานระดับที่
4 : “เก่งคิด” หรือ “วางแผนเก่ง” สร้างผลงานได้ดีแล้ว
ต้องไม่ลืมว่า ความสามารถในแต่ละระดับจะสนับสนุนซื่งกันและกันเสมอ
ถ้าผิดพลาดในระดับที่ 4 “เก่งคิด” ก็ยังมีความสามารถระดับที่ 3 “เก่งคน”
ช่วยประคองอยู่ และถ้าผิดพลาดในระดับที่ 3
“เก่งคน” ก็ยังมีความสามารถระดับที่ 2 “เก่งงาน” ช่วยประคองอยู่ และถ้าผิดพลาดในระดับที่
2 “เก่งงาน” ก็ยังมีความสามารถระดับที่ 1 “เก่งพัฒนา” ช่วยประคองอยู่
ขอให้จำการสนับสนุนแบบนี้ให้ดีต้องก้าวไปที่ละขั้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น